| 湖北省建設工程招投標交易檔案管理辦法 |
| 發布日期：2006-10-24 |
第一條 為了加強和規范湖北省建設工程招投標交易檔案管理工作，維護建設工程招投標交易檔案的完整、準確與安全，充分發揮建設工程招投標交易檔案在城市建設和管理中的作用，更好地服務于地方經濟建設和社會發展。根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招投標法》《中華人民共和國保密法》《湖北省城市建設檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本省實際，制定本辦法。
第二條 本省行政區域內進入有形建筑市場進行建設工程招標投標交易活動的檔案管理均適用本辦法。
第三條 本辦法所稱建設工程招投標交易檔案（以下簡稱招投標檔案）是指在建設工程招投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。
第四條 招投標檔案是建設工程招投標交易管理工作的真實記錄，是有形建筑市場建設和管理的重要依據。建設工程招投標管理機構應當重視招投標檔案工作，并責成工程所在地建設工程招投標交易中心做好招投標檔案的具體管理工作。
第五條 建設工程招投標交易中心負責招投標檔案管理工作，招標人（招標代理機構）或經辦人負責招投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。
第六條 建設工程招投標交易中心應設置招投標檔案室，配備檔案管理人員；負責招投標檔案的立卷、歸檔、保管和利用工作。建立健全招投標檔案管理制度，提供必要的條件，保證招投標檔案管理工作正常開展。并依照有法律規章，維護招投標檔案的完整、準確與安全。
第七條 建設工程招投標交易中心應當選配政治素質高，保密意識強和具備專業知識的人員從事招投標檔案工作，并保持相對穩定。檔案工作人員應當忠于職守；遵守紀律。
第八條 建設工程招投標交易中心檔案部門接收招標人（招標代理機構）或經辦人移交的檔案資料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、歸檔和集中管理工作。
第九條 招投標檔案移交時必須齊全完善。整理規范。移交雙方嚴格履行交接手續。歸檔的建設工程招投標交易檔案資料應完整、準確、圖形清晰、字跡工整，技術整理符合省城建檔案業務技術標準。
第十條 招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間。
第十一條 招投標檔案內容包括；
一、建設工程項目報建表（附立項批文復印件）
二、招標條件備案表
1、 建設規劃許可證復印件
2、建設規劃用地許可證復印件
3、建設單位資金證明文件
4、建設單位法人資格證明文件（復印件）及法定代表人的任命文件（復印件）
5、預算編制單位的資質證書、營業執照及編制人員的證件（復印件）
6、自行招行相關人員的職稱證件（復印件）
7、招標代理合同備案（副本）
三、招標文件
四、招標公告
五、投標人報名登記表及確定投標人入圍名單
六、資格預審文件
1、報名企業資審簽到表
2、招標人資審意見表
3、資格預審合格通知書
4、投標人申請書
5、投標邀請書
七、招標文件的發放、澄清、修改、答疑資料
1、投標人簽到表
2、招標文件簽收表
3、投標答疑紀要
4、答疑紀要簽收表
八、投標、開標、評標、定標資料
1、投標文件送達簽到表
2、投標人開標簽到表
3、標底
4、開標議程
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6、投標文件密封檢驗表
7、投標人法定代表人授權委托書原件
8、評委抽簽記錄
9、評委簽到表
10、評委評分表
11、評委評分匯總表
12、招標評標報告
13、招標投標書面申請報告
14、中標通知書
九、建設工程施工合同
十、中標人的投標文件副本
第十二條 建設工程招標投標交易活動結束后，招標人應于建設工程中標通知書簽發之日起十五日內將招投標情況書面報告報建設工程招投標管理機構備案。訂立建設工程施工（勘察、設計、監理）合同后七日內報建設工程招投標管理機構備案。
第十三條 檔案室的建設應當符合國家頒發的《檔案館建筑設計規范》和《檔案庫房技術管理暫行規定》的要求，應當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危房和不安全的環境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應當及時采取修補、復制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。
第十四條 招投標檔案管理有關人員離開工作崗位前，應清理有關工程檔案資料及時整理歸檔；不得擅自處理或帶走。禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招投標檔案。
第十五條 銷毀招投標檔案必須編目造冊，并依據《中華人民共和國檔案法》的有關規定程序監督銷毀。
第十六條 利用招投標檔案應按《招標投標法》、《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定辦理借閱手續。建設工程招投標交易中心檔案部門提供檔案利用，須經領導批準后在檔案閱覽室進行；如未設檔案閱覽室的單位；亦要在指定的地方進行閱讀，借閱期間，檔案管理員必須在場，招投標檔案原則上不得外借。
第十七條 招投標人未按第十二條規定向招投標管理機構辦理招投標書面報告備案手續的，按《中華人民共和國招標投標法》和建設部89號令有關規定予以處罰。
第十八條 建設工程招投標交易中心工作人員及檔案管理工作人員，應當認真履行職責，對徇私舞弊、玩耍職守的，由各級建設行政主管部門責令限期改正；情節惡劣的對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予行政處分；
第十九條 建設工程招投標交易中心應將紙質文件資料歸檔同推行辦公自動化工作結合起來，在加強招投標紙質文檔管理的基礎上，開展對電于文檔的管理；實現以計算機為中心，紙質、光盤兩種介質并存。兩種介質可以轉換，作用各有側重的復合文檔管理模式。
第二十條 本辦法由省建設廳負責解釋。
第二十一條 本辦法自公布之日起施行。
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